Le locataire paie son loyer par virement programmé, reçoit son avis d’échéance par courriel et range ses quittances dans un dossier de son espace de stockage en ligne. Le propriétaire, de son côté, gère trois appartements depuis une application. La relation de location s’est largement dématérialisée, mais les règles qui l’encadrent ont été écrites pour le papier, et toutes ne s’appliquent pas de la même façon à l’écran. Tour d’horizon de ce qui peut passer par Internet, et de ce qui exige encore une précaution particulière.
La quittance : gratuite, détaillée, et dématérialisable avec accord
La loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur ou son mandataire à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Cette quittance porte le détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges. Aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire : un service en ligne payant imposé pour obtenir ses quittances serait donc contraire à la loi.
La transmission dématérialisée est permise, mais à une condition : l’accord exprès du locataire. Un simple envoi par courriel, sans cet accord, ne suffit pas à remplacer la quittance papier que le locataire est en droit de demander. Et lorsque le locataire ne paie qu’une partie de son loyer, le bailleur est tenu de lui délivrer un reçu. La nuance compte : un reçu atteste un paiement partiel, une quittance atteste que la totalité de l’échéance est réglée.
Le paiement du loyer : le locataire garde le choix
La loi interdit d’imposer comme mode de paiement du loyer le prélèvement automatique sur le compte du locataire ou la signature par avance de traites ou de billets à ordre : une clause du bail qui l’imposerait est réputée non écrite. Le virement programmé reste donc un choix du locataire, qu’il peut modifier. De même, aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ne peut lui être facturé, même lorsque l’avis est envoyé par une plateforme en ligne. Pour les aides au logement, voir comment récupérer un compte CAF bloqué.
Les courriers qui engagent : la date compte plus que le support
Certains actes produisent des effets juridiques forts : le congé, la mise en demeure, la contestation. Pour le congé, la loi prévoit une notification par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, par acte de commissaire de justice ou par remise en main propre contre récépissé ou émargement, et le délai court à compter de la réception. Le code des postes et des communications électroniques assimile, sous conditions de sécurité et d’identification, l’envoi recommandé électronique à la lettre recommandée papier. Mais lorsque le destinataire est un particulier, son accord préalable pour recevoir des envois recommandés électroniques est nécessaire. Pour prouver son identité en ligne, voir l’erreur inconnue de L’Identité Numérique La Poste.
SécuritéGoogle Authenticator sur un nouveau téléphone : transférer ses codes sans perdre l’accès à ses comptesConcrètement, un congé envoyé par simple courriel ou par message sur une application n’a pas la valeur d’une lettre recommandée. Pour un locataire comme pour un propriétaire, mieux encore qu’une capture d’écran, c’est l’accusé de réception d’un service de recommandé conforme qui fera foi en cas de litige.
Conserver, classer, prouver
Le numérique a un avantage décisif : la traçabilité. Relevés de virements, avis d’échéance horodatés, échanges écrits avec le propriétaire constituent autant de preuves en cas de désaccord sur une dette ou une date. À condition de les conserver hors de l’application du gestionnaire, qui peut fermer ou changer de format : un export régulier en PDF, rangé avec le bail et les états des lieux, constitue un dossier complet. Pour le propriétaire, le même réflexe vaut pour les quittances envoyées et les justificatifs de charges. Une précaution simple consiste à créer, dès la signature, un dossier unique où sont rangés le contrat, les états des lieux, les quittances, les avis d’échéance et les échanges importants, avec une sauvegarde hors ligne. Le jour d’un litige, c’est ce dossier qui fera la différence. Avant de fermer un compte en ligne, voir ce que deviennent vos factures EDF.
Les règles propres à ce document sont détaillées dans le guide sur la quittance de loyer, et le fonctionnement de la lettre recommandée, papier ou électronique, est expliqué sur monavocatbailleur.fr.
